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商務會議流程
文章作者:admin 上傳更新:2018-08-23 17:33
商務會議流程
  一、溝通准備:
  就主辦單位的總體構思和細節要求進行認真溝通,全方位考慮,按時做出2種以上合適的方案供選擇。
  二、會議策劃:
  根據主辦單位的會議要求,提供會議所選酒店情況、用餐地點、會場布置、交通工具、會務接待、設備租賃、考察線路等詳細描述。並對方案進一步溝通,進行可行性分析,力求達到主辦單位的預期效果。
  三、實地考察:
  根據需要安排主辦單位相關人員進行實地考察,對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項等進行考察商榷,對方案中的不完善部分進行補充和調整,確認彼此的分工。

  四、合作確認:
  雙方對方案和流程彼此都無疑義,按照約定簽訂合作協議,以書面的形式確認雙方的責任、權利和義務。

  五、協議執行:
  協議簽訂後雙方嚴格按照約定執行,保證會議各項工作的順利進行。在協議簽訂後,如果主辦單位需要增加協議之外的服務視爲協議的補充,需要再補簽協議,補簽協議是對原協議的擴展,都是有效協議,補充協議也是有效的結算憑據。

  六、會議結算:
  會議結束後,承辦方財務將會議的相關單據分類、自審,做出明細賬目交主辦單位的負責人及財務審核確認,按照協議約定結清款項。

  商務會議策劃
  一、會場預約
  我們將根據你的需要,爲您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,爲您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求,爲您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分爲幾個分會場,選擇分會場的地點,並提前爲您預約。
  二、負責會場的布局,設備安裝調試
  我們將根據會議的具體情況,爲您設計並安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節;我們將根據您的需要,爲您提供會議所需要的所有設備,並提前安放在指定位置;我們將根據您的需要,提前爲您調試好設備,並進行演練,確保會議的順利進行。
  三、印刷材料的設計制作
  我們將爲您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生産一條龍服務;我們將根據會議的具體需求,設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會爲您的印刷品指定專門的廠家生産以及印刷;我們將根據您的需要,提前把印刷品送到會場或指定位置。
  四、參會者的接送
  我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員,把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。
  五、參會者的餐飲
  我們將根據參會人員的喜好,爲您預定各種形式的餐會:西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點,爲您推薦不同的用餐地點。
  六、參會者業余時間的安排
  我們將根據參會人員的喜好,爲您設計不同的休閑方式;我們可以爲您設計專門的旅遊線路,方便您的出行;我們將爲您介紹下榻酒店附近的娛樂設施,供你選擇。
  商務會議方案
  根據參加會議的人數不同、會議接待的准備工作的內容不同以及會議接待的方式不同,對會議的組織方法,禮儀要求也不同。

  首先是會議的籌備工作。

  ●根據會議規模,確定接待規格。

  ●發放會議通知和會議日程。

  會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知後面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,准備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

  會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

  ●選擇會場。

  選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標准:

  第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。”

  第二:地點要合理。曆史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。

  第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因爲“上次會議是從這裏開的,沒出什麽問題,”就草率地認爲“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。

  第四:要有停車場。現代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。

  ●會場的布置。

  會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
  一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸挂橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;爲使會場更加莊嚴,主席台上可懸挂國旗、黨旗或懸挂國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗幹淨,擺放美觀、統一。
  坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
  ①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
  ②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
  ③教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示爲目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席台與聽衆席相對而坐。主席台的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位爲上,其余按左爲下右爲上的原則依次排列。

  ●准備會議資料。

  會務組應該准備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理後放在文件夾中發放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發言准備。
  會議前的接待禮儀。

  ●會前檢查。

  這是對在准備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否准備齊全。

  ●提前進入接待崗位。
  接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
  ①簽到。設一張簽字台,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字台北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。

  ②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鍾再到主席台就座。

  ③接待。與會者坐下後,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。

  會議中的服務禮儀

  會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

  ●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者,以便及時爲期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規範。杯蓋的內口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水准確倒入杯裏,不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應不動聲色地盡快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。

  ●其他服務會議按擬定的程序進行,應緊湊,不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”,做好各項准備工作。如,會議進行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如,大會宣布辦法榮譽證書,組織人員應迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領導頒發給受獎者。爲使會場上的活動有條不紊,必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練,避免會場上出現混亂。

  如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務人員應走到他身邊,輕聲轉告他。如果要通知主席台上的領導,最好用字條傳遞通知,避免無關人員在台上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。

  ●做好會後服務的准備。會議進行之中,就應爲會後服務做好准備。如,會後要照相,就應提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的准備。另外,會後的用車也應在會議結束前妥善安排。

  會後服務

  會議結束後,全部接待人員應分工明確地做好善後處理工作。

  ●組織活動會議結束後,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。

  ●送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。

  ●清理會議文件 ①根據保密原則,回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結

最主要的一點,就是不要讓客戶或者目標客戶覺得這場會議的目的是營銷。
 
  
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