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商務會議策劃書
文章作者:admin 上傳更新:2018-08-23 17:32
商務會議策劃書
一、會議主題
需說明會議召開的背景、目的、意思及所取得的效果,會議的主題是會議的靈魂,會議的各種議題應圍繞主題緊緊開展。
二、會議名稱
一般按照會議的主題、功能、主辦者、與會者、範圍等特征的方式提煉會議的名稱。
三、會議召開的時間及地點
會議的時間:會議的起訖時間,會期和日程安排。會議的地點:一是按照會議主題要求選擇合適的舉辦地,二是選擇合適的場館(包括會場、賓館的規格及布置要求等)。
四、會議規模
根據會議的規模即參加會議的人數的多少,包括:會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量 ,可將會議分爲小型會議、中型會議、大型會議及特大型會議。 
五、會議的議程
會議議程是對議題性活動的程序化,即將會議的各項議題按照主次、輕重的原則以及先報告、在討論審議、後表決的次序編排起來並確定下來。他所涵蓋的內容除了足以實現會議目標的各種議案,如主體規則等之外,還包括與會者姓名、會議時間及會議地點等項目。
六、會議的籌備分工(詳見會議流程及籌備分工草案表)
1.會場布置
會場貫穿了會議全程,必須從多方面考慮以減少纰漏的出現,確保會議攝像機等會議器材的正常使用,准備會議需要的茶水點心,安排好用餐的時間都要在會場布置時就下足功夫。 
2.會議通知        
會議通知的方式有以下幾種:口頭通知、電話(傳真)通知、書面通知、電子郵件通知及網絡通知。
3.交通安排
做好會議的交通安排更加有利于節省時間,是客戶更准確方便的到達會場,重點客戶可安排專人接送。 
4.會議接待
公司應該選出最擅長交際和最有禮貌的員工以進行接待、登記、幫助等職責,迎賓時要清楚的爲參會者指明方向,如果請柬上有指明區域,要明確告知該區域的地點以及走向,要求在接待登記時要快,不要磨蹭。負責組織邀約的部門需做好邀約客戶名單,方便接單人員快速統計。
5.應急措施   
對于會場中可能出現的突發情況,都應該准備好一些應對之策,組織人員必須保持良好的心理素質,盡量把影響降到最低。
七、會議預算費用
1.文件資料費:包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷制作等開支;
2.會議設備和租用費用;
3.會議場所租用費;
4.會議辦公費:如會議所需辦公用品的支出費用,會場布置等所需要的費用。
5.會議宣傳公關費:如現場錄像的費用,與有關協作各方交際的費用。
6.會議住宿費用;
7.會議餐飲費用;
8.會議交通費;
9.其他雜費;
八、其他注意事項
 
 
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